Statistiques BCDI3

Les Statistiques :

1) C’est d’abord une fonction disponible dans le menu Outils. On a plusieurs calculs statistiques possibles :

 Thésaurus Notices : donne les descripteurs utilisés dans la base (triés par nombre de notices qu’ils indexent, puis par ordre alphabétique de descripteurs), puis le nombre de fois où le descripteur a été utilisé dans une recherche. On peut choisir le nombre minimum et maximum d’indexations.

 Thésaurus Recherche : c’est l’inverse : montre d’abord le nombre de fois où le descripteur a été utilisé dans une recherche, puis le nombre de notices indexées avec ce descripteur. On peut choisir le nombre minimum et maximum de recherches.

 Terminogramme Notices et Terminogramme Recherche : comme précédemment, les notices indexées et les recherches portant dessus peuvent être comparées, mais ici les descripteurs sont regroupés par micro-thésaurus, ce qui permet des statistiques par thèmes.

 Fichiers : détaille l’état de votre base, fichier par fichier. Permet de surveiller l’état de la base et de détecter les incohérences éventuelles après une reconstruction, une insertion,...

 Remise à zéro : remet à zéro les statistiques d’utilisation pour la recherche (concerne les 4 premières fonctions de l’outil “Statistiques”)

2) C’est aussi un format de sortie disponible en fonction “Recherche” pour les fichiers suivants :

 Documents : pour savoir combien de fois un document a été emprunté (par nombre d’emprunts)

 Prêts : idem

La différence entre les deux est que l’on peut affiner la recherche de façon différente : par exemple, en Documents sur les supports, les natures ou les dates de saisie, et en Prêts sur les statut des emprunteurs.

 Emprunteurs : pour savoir combien d’emprunts ont effectués les emprunteurs

3) On trouve aussi des statistiques dans le module « Gestion » des prêts, relatives aux emprunts : par classes, par documents, par emprunteurs...

4) C’est enfin une fonction présente sur chacun des modes Rechercher (c’est l’icône représentant une petite grille), la différence étant que les formats ne sont pas prédéfinis : vous les élaborez vous-même. Cette fonction est disponible à l’issue de chaque recherche, quel que soit le fichier.

 Exemple : calculer quels types de documents ont été empruntés par classes : ça revient à croiser le champ Support en Documents avec le champ Classe en Prêts.

• On se met en Document, on recherche Tout, et on clique sur l’icône Statistiques.
• On clique sur « Champ Colonne » et on choisit le fichier et le champ (ici, « Document », puis « Support ») : si l’index de ce champ présente moins de 150 valeurs différentes, BCDI propose de remplir les colonnes automatiquement.
• Si on clique sur « valeurs colonne », on peut modifier les valeurs, les supprimer, rajouter une troncature, ...
• Idem avec le « Champ ligne » (fichier « Prêts », puis champ « Classe »), ainsi qu’avec « Valeurs ligne ».
• Quand on lance le calcul, les lignes ou les colonnes inutiles (dont la valeur est égale à zéro) sont effacées.
• On peut demander à avoir le calcul en pourcentage.
• On peut enregistrer le calcul statistique pour le rappeler plus tard.
• On peut éditer tout ou partie du calcul statistique au format tableur (Excel) ou presse-papier

 Astuces :

• On peut utiliser la troncature : par exemple, avec les classes, si on préfère avoir les niveaux, on ne demande pas au logiciel de remplir automatiquement et on remplit soi-même en marquant 3-, 4-, etc... On peut même utiliser directement le symbole « - » tout seul : toutes les valeurs du champ seront comptées ensembles.
• On peut rajouter aux valeurs de champ la valeur « Vide », qui totalisera les fiches dans lesquelles le champ sur lequel porte la statistique n’a pas été renseigné.
• On peut rajouter aux valeurs de champ la valeur « Total », qui va additionner toutes les valeurs du champ.
• La fonction « Champ cumul » concerne le fichier en ligne : elle permet d’additionner les champs en valeur numérique du fichier, s’il en comporte. Ex : en exemplaire, le champ « Coût ».
• On peut aussi affiner les statistiques en bâtissant judicieusement son équation de recherche au préalable.