Le module de gestion des prêts ressemble beaucoup au menu des prêts auquel chaque emprunteur a accès quand il s’identifie lors du lancement de BCDI3. Mais il permet en plus de réaliser un travail intéressant en matière de statistiques.
Pour accéder à la gestion des prêts, lancez BCDI 3 et faites Éditer, Prêts, puis Gestion utilisateur. La fenêtre qui s’ouvre dispose de sept onglets.
Les onglets Prêts, Retours, Réservations, Compte, Baromètre et Propositions sont les stricts équivalents du menu Prêts des élèves, et l’on peut se demander pourquoi les concepteurs du logiciel ont éprouvé le besoin de les replacer ici : toutes les fonctions accessibles par ces six onglets (ou leurs équivalents) sont disponibles par ailleurs dans le menu gestionnaire et n’ont donc guère d’intérêt, surtout depuis la version 1.30 et l’apparition de la Gestion assistée des prêts.
Par contre, le dernier onglet, Statistiques, offre de nombreuses possibilités. Il dispose des fonctionnalités suivantes :
le champ Activité ou classe : permet de choisir sur quelle classe vont porter certaines des statistiques. On peut faire F2 et choisir dans la liste, ou alors laisser le champ vide ou taper Tout si on veut que les statistiques portent sur l’ensemble des classes.
le bouton Statistiques des recherches : montre le nombre de recherches regroupées par thèmes effectuées sur BCDI. Ces statistiques sont toujours globales : choisir une classe particulière ne limite pas ces résultats à la classe.
le bouton Statistiques des documents les plus empruntés : donne le classement des documents du plus emprunté au moins emprunté. Ce classement se fait par documents et non par exemplaires (si vous avez trois exemplaires de « La gloire de mon père », leur prêts seront regroupés puisqu’il s’agit du même document). Ces statistiques sont toujours globales : choisir une classe particulière ne limite pas ces résultats à la classe.
le bouton Statistiques du nombre de prêts : donne la liste des élèves par classe et par ordre alphabétique, et le nombre d’emprunts à leur actif. Ces statistiques peuvent être données pour la classe de votre choix.
le bouton Statistiques des emprunts par nature : fait apparaître un tableau qui croise les élèves sélectionnés (par classe, ou tous) avec le champ Nature du masque Notice (soit le type d’emprunts).
le bouton Statistiques des emprunts par supports : fait apparaître un tableau qui croise les élèves sélectionnés (par classe, ou tous) avec le champ Support du masque Document.
le bouton Statistiques de fréquentation : fait apparaître un tableau qui croise les élèves sélectionnés (par classe, ou tous) avec une troncature au sixième caractère du champ N°Prêt des Prêts. Le numéro de Prêts se décomposant de la façon suivante : les quatre premiers chiffres pour l’année, les deux suivants pour le mois, et les quatre derniers s’incrémentant au fur et à mesure des prêts du mois et de l’année en question, on voit que ce tableau des fréquentations est plus exactement un tableau de la répartition des emprunts dans l’année, ce qui n’est pas exactement la même chose, même si les deux sont sans doute en relation, dans une certaine mesure.
le bouton Créer un journal des recherches : il faut d’abord capturer un nom de classe (6B par exemple) ou indiquer Tout, puis cliquer sur ce bouton. Il se crée alors dans le répertoire Prog du serveur bcdi3 des fichiers de type 6B.Txt ou TOUT.Txt, dans lesquels s’inscriront au fur et à mesure les recherches réalisées par les élèves en consultation. Sont reportés le jour et l’heure, le mode de recherche et l’équation, ainsi que les résultats de la recherche. Attention : pour que cela fonctionne, il faut que les élèves s’identifient quand ils lancent BCDI, sinon le logiciel n’a aucun moyen de reconnaître la classe. D’où l’utilité de créer un fichier Tout où s’inscriront toutes les recherches, même si les emprunteurs ne s’identifient pas.
le bouton Voir un journal des recherches : il faut d’abord capturer un nom de classe ou indiquer Tout, puis cliquer sur ce bouton. Vous pouvez alors consulter le journal des recherches de la classe. Notez que si vous procédez à cette opération depuis un client, le fichier que vous consultez est recopié dans le répertoire Prog du client.
le bouton Effacer un journal des recherches : il faut d’abord capturer un nom de classe ou indiquer Tout, puis cliquer sur ce bouton. On vous demande alors confirmation, puis le fichier correspondant au journal en question est supprimé du répertoire Prog du serveur bcdi3. Notez qu’il n’est pas effacé du répertoire Prog du client au cas ou il y aurait été recopié suite à une consultation (voir paragraphe précédent).
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