1) Insertion de mémonotices
Il est possible d’insérer dans sa base des mémonotices, c’est-à-dire des notices respectant les formats XML ou Unimarc acceptés par BCDI 3. On peut donc échanger entre documentalistes ayant des logiciels compatibles, télécharger des notices sur Internet ou à la BNF, etc.
La marche à suivre est la suivante :
placer le fichier à insérer (que l’on aura récupéré sur disquette, par internet, en fichier joint,...) dans un répertoire donné, le répertoire TEMP de BCDI 3 par exemple, ou l’un des répertoires de son ordinateur si l’on travaille en réseau.
lancer BCDI 3. Si BCDI est déjà lancé, fermer les fenêtres éventuellement actives, comme les prêts ou les retours (l’insertion est impossible tant qu’un des fichiers de BCDI est ouvert)
cliquer sur Importer, puis sur Mémonotices / Unimarc
aller dans le répertoire où se trouve le fichier à insérer et le sélectionner, puis cliquer sur ouvrir
s’affiche alors la fenêtre Choix du mode d’insertion des fiches.
- Insertion des fiches : si Toutes est coché, l’importation se déroule sans interruption, alors qu’avec Une par une on vous demandera confirmation à chaque fiche. Si Syntaxe seulement est coché, BCDI n’importe rien, mais vérifie que le fichier à importer est correct en matière de syntaxe informatique.
- Mode d’insertion : si Sans mise à jour est coché, BCDI3 n’importe que les fiches nouvelles (celles dont le champ Identité n’existe pas dans la base). Si Avec mise à jour est coché, les fiches nouvelles sont créées et les fiches déjà existantes sont corrigées. Si Mise à jour seule est coché, seules les fiches déjà existantes sont corrigées.
- Création d’exemplaires : Si Avec exemplaires est coché, un seul exemplaire est créé automatiquement. Si Sans exemplaires est coché, aucun exemplaires ne sera créé.
Cliquez sur OK : les notices s’insèrent de la façon demandée.
2) Insertion de mémofiches
Les mémofiches sont des mémonotices de périodiques vendues par le CRDP de Poitou-Charentes sous la forme d’un abonnement. Elles sont envoyées par courriel, en ficher joint. Elles ne peuvent pas être insérées directement dans BCDI 3 : elles doivent d’abord être « moulinées » par un petit logiciel, GestMMN.
La marche à suivre est la suivante :
il faut installer sur votre poste l’utilitaire GestMMN. Vous le trouverez sur le site du CRDP de Poitou-Charentes : on vous propose de le télécharger au moment de votre abonnement en ligne (vous pouvez aussi le télécharger sur le site Club BCDI). Double-cliquez sur le fichier (InstMmn) que vous venez de télécharger et l’installation se lance. (Note : le raccourci du programme GestMMN ne se crée pas automatiquement, rajoutez-le sur le bureau de votre ordinateur)
enregistrer le fichier mémofiches que vous avez reçu par abonnement (son nom ressemble à « Mmf04-03.MMN ») dans le répertoire de votre choix.
lancez GestMMN
cliquez sur le bouton Fichier source, allez sélectionner le fichier mémofiches que vous avez reçu et cliquez sur Ouvrir. Son contenu (les notices des différentes revues demandées) apparaît alors dans la fenêtre de gauche.
dans la mesure où il s’agit de votre abonnement, toutes ces notices vous intéressent a priori. Cliquez sur le bouton Tout pour les sélectionner toutes. Si certaines ne vous intéressent pas, double-cliquez uniquement sur celles que vous voulez insérer.
cliquez ensuite sur le bouton Répertoire but et choisissez le répertoire dans lequel doit se créer le fichier à insérer dans BCDI 3. Par défaut, il s’agit du répertoire Temp de BCDI 3. (Note : si vous êtes sur le réseau Magret, ce répertoire vous sera inaccessible au moment de l’insertion. Choisissez plutôt votre répertoire de travail personnel).
un dernier réglage : choisissez votre format (BCDI 3, bien sûr) et votre fichier (unique ou séparés, mais unique est plus commode)
cliquer sur OK et votre fichier, nommé TOUTMMN.dbf, se crée.
Il ne vous reste plus qu’à insérer le fichier TOUTMMN.dbf dans BCDI 3 comme vous le feriez avec n’importe quel fichier de mémonotices (voir en 1).
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